Trinkwasserbefund: zwei Wochen bis zum Gesundheitsamt, zehn Jahre im Archiv

Der Laborbefund ist da, alle Werte grün. Abheften und fertig? Nicht ganz. Die Trinkwasserverordnung (TrinkwV) verlangt in § 44 zwei Dinge: eine Kopie an das Gesundheitsamt innerhalb von zwei Wochen und die Aufbewahrung des Originals für mindestens zehn Jahre. Beides gilt für jeden Befund, auch wenn alles in Ordnung ist. Und wenn nicht alles in Ordnung ist, gilt eine noch kürzere Frist.

Wie der Befund in deine übrigen Pflichten als Brunnenbetreiber passt, steht im Leitfaden Hausbrunnen und Trinkwasserverordnung.

Was im Befund stehen muss

Nach § 44 Abs. 1 wird über jede Untersuchung unverzüglich eine Niederschrift angefertigt. Sie enthält mindestens:

• die Anschrift der Anlage,
• die Entnahmestelle,
• Zeitpunkt und Verfahren der Probenahme,
• die Ergebnisse.

Das Labor erstellt diese Niederschrift als Prüfbericht. Prüf beim Eingang kurz, ob Adresse und Entnahmestelle stimmen. Fehler hier sind lästig, wenn das Gesundheitsamt Jahre später nachfragt.

Frist eins: Kopie innerhalb von zwei Wochen

§ 44 Abs. 2 verlangt, dass du dem Gesundheitsamt eine Kopie innerhalb von zwei Wochen nach Abschluss der Untersuchung schickst. Abschluss der Untersuchung ist der Zeitpunkt, an dem alle beauftragten Ergebnisse vorliegen, praktisch also das Ausstellungsdatum des Prüfberichts.

Ein Beispiel: Probenahme am 3. März, Prüfbericht vom 14. März. Die Kopie muss bis zum 28. März beim Gesundheitsamt sein.

Ein paar Hinweise:

• Kein Ermessen bei gutem Befund. Die Pflicht gilt immer, nicht nur bei Auffälligkeiten.
• Form: Die Verordnung schreibt keine Form für die Kopie vor. Viele Gesundheitsämter nehmen PDF per E-Mail, manche haben ein Portal. Frag nach, was dein Amt bevorzugt.
• Labor schickt direkt: Viele Labore bieten an, den Befund direkt an das Gesundheitsamt zu senden. Das ist bequem, aber du bleibst verantwortlich. Lass es dir im Auftrag bestätigen.
• Teilbefunde: Kommen Mikrobiologie und Chemie getrennt, rechne zur Sicherheit ab dem ersten Bericht und schick beide.

Frist zwei: sofort bei Überschreitung

Ist ein Grenzwert überschritten oder ein Indikatorparameter auffällig, gilt § 47 Abs. 1: Du zeigst das dem Gesundheitsamt unverzüglich an, sobald du davon erfährst. § 44 Abs. 2 stellt ausdrücklich klar, dass diese Pflicht unberührt bleibt. Unverzüglich heißt ohne schuldhaftes Zögern, in der Praxis am selben oder nächsten Werktag.

Das Labor ist nach § 39 verpflichtet, dich unverzüglich über eine Überschreitung zu informieren, oft schon vor dem fertigen Prüfbericht per Telefon oder E-Mail. Ab diesem Moment läuft deine Meldepflicht. Am besten rufst du beim Gesundheitsamt an und schickst die Unterlagen hinterher.

Was danach passiert, besonders bei Keimen, steht im Ratgeber Coliforme Keime und E. coli im Brunnen.

Frist drei: zehn Jahre aufbewahren

Nach § 44 Abs. 3 bewahrst du die Niederschrift mindestens zehn Jahre auf, gerechnet ab der Untersuchung. Ein Befund vom März 2026 muss also bis März 2036 vorliegen. Bei jährlicher Gruppe A und Gruppe B alle drei Jahre kommen so schnell 15 Prüfberichte und mehr zusammen.

Warum so lange? Die Befunde zeigen Entwicklungen. Steigt Nitrat langsam, sieht man das nur im Vergleich über Jahre. Außerdem fragt das Gesundheitsamt bei der Überwachung danach, und bei einem Hausverkauf sind sie ein wichtiges Dokument für den Käufer.

So legst du ein Archiv an, das zehn Jahre hält:

1. Ein Ort für alles. Ein Ordner oder eine Mappe nur für den Brunnen, dazu Anzeigen, Untersuchungsplan und Schreiben des Gesundheitsamts.
2. Digital doppelt. Wenn du digital archivierst, dann nicht nur im E-Mail-Postfach. Speichere die PDFs zusätzlich an einem zweiten Ort.
3. Benennung nach Datum. Zum Beispiel „2026-03-14 Gruppe A Labor Muster.pdf“. Dann findest du jeden Befund in Sekunden.
4. Nichts vorzeitig wegwerfen. Auch alte Befunde nach dem Ablauf von zehn Jahren schaden nicht. Löschen ist nicht vorgeschrieben.

Der Befund als Grundlage für die Mieterinformation

Betreibst du eine dezentrale Anlage, informierst du deine Mieter oder Gäste jährlich über die Wasserqualität. Grundlage sind die Befunde, und die dürfen nach § 45 Abs. 3 nicht älter als ein Jahr sein, außer bei Parametern, die nur alle drei Jahre untersucht werden. Mieter können außerdem Einzelergebnisse verlangen. Ein gut geführtes Archiv macht beides einfach. Mehr dazu im Ratgeber Verbraucherinformation Trinkwasser.

Was bei verpassten Fristen passiert

Eine fehlende oder verspätete Befundkopie und ein nicht aufbewahrter Befund sind nach § 72 Ordnungswidrigkeiten. In der Praxis fällt eine fehlende Kopie meist auf, wenn das Gesundheitsamt bei der Überwachung nachfragt. Dann reichst du sie nach. Wiederholte Versäumnisse sieht das Amt weniger gelassen. Was droht, steht im Ratgeber Bußgeld nach der Trinkwasserverordnung.

Checkliste nach jedem Befund

• Prüfbericht auf Adresse, Entnahmestelle und Datum prüfen.
• Werte mit den Grenzwerten vergleichen. Bei Überschreitung sofort das Gesundheitsamt anrufen.
• Kopie innerhalb von zwei Wochen an das Gesundheitsamt, Versand dokumentieren.
• Original ins Archiv, zehn Jahre.
• Mieterinformation aktualisieren.
• Nächste Untersuchung eintragen.

In Brunnwart

In Brunnwart lädst du den Prüfbericht hoch und trägst die Werte ein. Die App vergleicht sie mit den Grenzwerten, zeigt dir die Frist für das Gesundheitsamt mit Datum und erinnert dich, bis du den Versand bestätigt hast. Alle Befunde bleiben zehn Jahre im Archiv. Teste es 30 Tage kostenlos.